El aumento del número de pedidos es uno de los momentos más importantes en el desarrollo de una marca de complementos alimenticios. Sin embargo, puede poner rápidamente de manifiesto problemas que, a menor escala, pasaban desapercibidos: falta de productos, retrasos en los envíos, discrepancias en el almacén, errores en la preparación de los pedidos o capital inmovilizado en un exceso de existencias.
Por lo tanto, ampliar las ventas de suplementos no consiste únicamente en aumentar el presupuesto publicitario. Requiere integrar la previsión de la demanda, la planificación de la producción, la gestión de existencias, la gestión de pedidos y los datos de ventas en un único sistema coherente. La logística debe estar preparada para el crecimiento antes de que comience una gran campaña, la entrada en un nuevo canal o la colaboración con un influencer.
¿Cómo aumentar las ventas de suplementos sin problemas logísticos?
Para aumentar las ventas de suplementos sin que se produzca el caos, es necesario coordinar cinco áreas: la previsión de la demanda, el calendario de producción, el control de existencias, la gestión de pedidos y el flujo de datos entre los canales de venta.
Si el departamento de marketing genera cada vez más pedidos, pero la producción, el almacén y los sistemas siguen funcionando como si se tratara de una empresa a pequeña escala, el crecimiento se traduce rápidamente en retrasos, reclamaciones y pérdida de confianza por parte de los clientes. Por eso, las decisiones de marketing y operativas deben basarse en un único plan común.
¿A qué se debe el caos logístico en una marca de suplementos?
El caos no suele surgir de repente. Va aumentando a medida que la marca incorpora nuevos productos y canales de venta sin modificar los procesos existentes. Las causas más habituales son:
- campañas que se lanzan sin confirmar la disponibilidad del producto,
- pedir el siguiente lote demasiado tarde,
- no tener en cuenta el plazo de entrega de las materias primas y los envases,
- un número excesivo de variantes con baja rotación,
- actualización manual de los saldos en varios canales,
- falta de control sobre los lotes y las fechas de caducidad,
- la venta simultánea del mismo stock en la tienda, en los marketplaces y al por mayor.
A menudo, la primera señal de alerta no es la falta de producto, sino el aumento del número de intervenciones manuales. Si cada campaña de mayor envergadura requiere confirmar los stocks por teléfono, bloquear productos manualmente y corregir los pedidos, el proceso no está preparado para seguir ampliándose.
Previsión de la demanda y planificación de la producción
Una buena previsión no tiene por qué predecir el futuro a la perfección. Debe preparar a la empresa para los escenarios más probables e indicar el momento en el que hay que iniciar la siguiente producción.
Es recomendable elaborar una previsión por separado para cada producto y canal, teniendo en cuenta:
- las ventas registradas hasta la fecha y la estacionalidad,
- campañas, promociones y estrenos previstos,
- colaboraciones con influencers,
- la entrada en nuevas tiendas o cadenas,
- el tiempo necesario para la producción y la entrega,
- el estado actual de las existencias y los pedidos ya realizados.
En el caso de un nuevo producto del que no se disponga de datos históricos, conviene preparar tres escenarios: conservador, base e intensivo. Esto permite determinar de antemano qué medidas tomará la empresa si las ventas resultan ser considerablemente superiores a lo previsto.
¿Cuándo hay que hacer el siguiente pedido?
Para ello resulta útil el punto de reabastecimiento, que se puede simplificar en la siguiente fórmula:
Punto de reabastecimiento = ventas previstas durante el tiempo de producción + stock de seguridad.
Si el producto se vende a un ritmo de 1.000 unidades a la semana y la preparación de un nuevo lote lleva seis semanas, iniciar la producción cuando el stock sea de 2.000 unidades será demasiado tarde. La marca debe tener en cuenta la demanda para todo el periodo de ejecución, así como un margen adicional para un posible aumento de las ventas o un retraso en la entrega.
El calendario debe elaborarse de forma retrospectiva a partir de la fecha en la que el producto debe estar disponible. Además de la propia producción, hay que tener en cuenta el suministro de materias primas y embalajes, el envasado, el control de la documentación, la autorización del lote y el transporte al almacén.
Control de la cartera, las existencias y las fechas de caducidad
Cada nuevo sabor, gramaje, variante de receta o tipo de envase se convierte en una referencia (SKU) independiente. Esto requiere una previsión, un almacenamiento, un etiquetado y una reposición de existencias por separado. Ampliar el catálogo demasiado rápido puede provocar que los productos más vendidos no estén disponibles, mientras que el almacén se llene de variantes de baja rotación.
Antes de lanzar un nuevo producto, conviene comprobar lo siguiente:
- qué porcentaje de las ventas generan los actuales éxitos de ventas,
- ¿Qué posiciones giran demasiado despacio?,
- ¿Cuánto capital hay inmovilizado en cada SKU?,
- ¿Conseguirá la nueva variante atraer a otro grupo de clientes o simplemente restará cuota de mercado al producto actual?
En el caso de los suplementos, el mero número de unidades no basta para gestionar el stock. El sistema debe registrar los números de lote, las fechas de caducidad, el estado de calidad y el historial de envíos. Los productos deben dispensarse siguiendo el principio FEFO, es decir, en primer lugar los del lote con el plazo de caducidad restante más corto.
La trazabilidad total reduce las pérdidas y facilita la gestión de las reclamaciones. Además, permite identificar rápidamente a los destinatarios de un lote concreto, en caso de que fuera necesario tomar medidas con respecto al producto.
Una única fuente de datos para todos los canales de venta
Una marca puede vender al mismo tiempo a través de su propia tienda, plataformas de venta online, mayoristas, suscripciones y tiendas físicas. El problema surge cuando cada canal utiliza un stock que se actualiza por separado.
Un modelo escalable debería garantizar:
- una única fuente de información sobre la disponibilidad,
- actualización automática de los saldos,
- la reserva de productos para los pedidos realizados,
- fondos específicos destinados a contratos clave,
- alertas sobre el nivel mínimo de existencias,
- Designaciones coherentes de SKU, EAN, lotes y envases.
No todas las marcas necesitan desde el principio un sistema ERP complejo. Sin embargo, deben evitar que se dé la situación en la que varias hojas de cálculo muestren datos diferentes y el estado real solo pueda determinarse tras realizar un recuento manual del almacén.
Establece una rutina de planificación
Ni siquiera el mejor sistema puede sustituir al intercambio regular de información. En una marca en expansión, conviene recopilar una vez a la semana los datos actuales de ventas, el stock disponible, los pedidos de producción pendientes y el calendario de campañas. Una reunión breve de este tipo permite detectar rápidamente que el producto más vendido se está vendiendo más rápido de lo previsto o que la promoción planificada coincide con un retraso en la entrega.
La previsión debería ser una herramienta de toma de decisiones que se actualice constantemente, y no un documento que se elabore una vez al trimestre. De este modo, el departamento de marketing sabe qué productos puede promocionar de forma intensiva, el almacén puede planificar su carga de trabajo y el fabricante recibe información con antelación sobre el siguiente lote que se necesita.
Gestión estandarizada del suministro de suplementos
Independientemente de si la marca utiliza su propio almacén o un servicio externo de logística, las normas de gestión de pedidos deben ser claras. Es necesario establecer la hora límite de envío, el tiempo de preparación de los pedidos, la forma de proteger los productos, la gestión de los lotes y los obsequios, el procedimiento de devoluciones y la responsabilidad en caso de errores.
También conviene contar con un transportista alternativo y una reserva mínima de cajas de cartón, material de relleno y etiquetas de mensajería. La falta de embalajes de envío puede paralizar la tramitación de los pedidos, incluso cuando hay suficiente producto listo para su envío.
El proceso debe ser repetible. Si cada paquete requiere un tratamiento individual, el aumento del número de pedidos reducirá rápidamente la productividad del almacén y aumentará el número de errores.
¿Cómo preparar la logística para una campaña con influencers o viral?
La campaña de un influencer puede generar en unas pocas horas un volumen de ventas equivalente al de varias semanas normales. No basta con disponer de un mayor stock si la tienda, el almacén, el servicio de atención al cliente o la empresa de mensajería no están preparados para gestionar tal volumen de pedidos.
Antes de iniciar la campaña, hay que comprobar lo siguiente:
- la disponibilidad del producto y de los materiales de embalaje,
- el número de paquetes que se pueden preparar al día,
- la sincronización de los estados y el rendimiento de la tienda,
- disposición para atender a los clientes y a las empresas de transporte,
- comunicación en caso de que se agote el producto.
Una buena solución es elaborar un plan para las ventas normales, las que triplican el volumen habitual y las que lo quintuplican. Para cada nivel, hay que determinar de antemano cuándo se aumenta la plantilla, se reduce la promoción o se activa el aviso sobre la ampliación del plazo de entrega.
El crecimiento de las ventas y la liquidez financiera
Un crecimiento rápido requiere financiación para cubrir el aumento de las compras de materias primas, envases y producción, antes de que la empresa reciba los ingresos por las ventas. Este problema cobra especial relevancia cuando se colabora con mayoristas y cadenas comerciales, que pueden aplicar plazos de pago más largos.
Por lo tanto, la previsión de ventas debería ir acompañada de un plan de flujos de caja. Hay que tener en cuenta el MOQ, los anticipos al fabricante, los costes de almacenamiento, los plazos de pago de las plataformas de venta online, los pagos de los clientes y el presupuesto publicitario. El aumento de la facturación no siempre implica una mejora de la liquidez.
¿Qué indicadores logísticos conviene supervisar?
Los datos deberían alertar de un problema antes de que los clientes se den cuenta. Los indicadores más importantes son:
- la disponibilidad de los productos y el número de artículos agotados,
- coincidencia entre los estados del sistema y los estados reales,
- tiempo transcurrido desde la realización del pedido hasta el envío,
- porcentaje de paquetes mal preparados,
- coste de tramitación de un pedido,
- valor de las existencias de rotación lenta,
- pérdidas derivadas de la expiración de los plazos de validez.
No es necesario analizar decenas de datos. Lo más importante es supervisar periódicamente unos cuantos indicadores que influyen directamente en la disponibilidad, la rentabilidad y la calidad del servicio.
Plan de ampliación de la logística paso a paso
Antes de la siguiente fase de crecimiento, conviene llevar a cabo siete medidas:
- Representar el proceso Desde el pedido de fabricación hasta la entrega del paquete al cliente.
- Designar a la persona encargada de la previsión, que integra la información procedente de los departamentos de ventas, marketing, almacén y fabricación.
- Crear un calendario de producción teniendo en cuenta los suministros, el embalaje, el control de lotes y las campañas.
- Establecer los niveles mínimos y las reservas de seguridad por separado para cada producto.
- Unificar los datos de los productos en todos los sistemas y canales.
- Automatizar el intercambio de información entre la tienda, los mercados online y el almacén.
- Probar con una carga mayor y elaborar procedimientos de emergencia.
¿Cómo ayuda un fabricante por contrato a hacer crecer una marca?
Un fabricante por encargo puede contribuir al crecimiento no solo produciendo un lote más grande. También son importantes los plazos realistas, la adaptación de la cantidad mínima de pedido (MOQ), la reserva anticipada de la capacidad de producción, la planificación de los suministros de materias primas y envases, y el mantenimiento de la reproducibilidad de los lotes sucesivos.
El intercambio regular de previsiones ofrece los mejores resultados. El fabricante debe estar al corriente de la campaña prevista o de la entrada en un nuevo canal con la debida antelación, y la marca debe conocer el plazo completo de reposición de existencias.
Expansión de la marca de suplementos de Pharma Dot
En Pharma Dot, abordamos el producto desde una perspectiva más amplia que la mera fórmula. Ayudamos a nuestros clientes en la planificación de la producción, la adaptación del tamaño de los lotes, el desarrollo de la gama de productos, la preparación de los envases y la organización de los procesos necesarios para seguir ampliando la marca.
Este modelo escalable integra las previsiones de ventas, la producción, las existencias, el marketing y la gestión de pedidos en un único plan. De este modo, la marca puede aumentar sus ventas en el comercio electrónico, en los marketplaces, al por mayor y en las cadenas comerciales sin perder el control sobre la disponibilidad de los productos.
Si tienes previsto lanzar una campaña a gran escala, un nuevo producto o entrar en un nuevo canal de distribución, conviene planificar la producción y la logística antes de iniciar las acciones de marketing. Ponte en contacto con Pharma Dot para analizar un modelo adaptado al volumen de ventas previsto.
Preguntas más frecuentes
¿Cuándo debería una marca empezar a organizar su logística?
Lo mejor es hacerlo antes de iniciar una expansión intensiva. El creciente número de correcciones manuales, las discrepancias en los saldos y las dificultades para planificar el siguiente lote indican que es necesario reorganizar el proceso.
¿Qué cantidad de reserva de seguridad debe tener el suplemento?
No existe un valor único válido para todos los productos. Las existencias dependen del volumen medio de ventas, su variabilidad, el tiempo de producción, la disponibilidad de materias primas y las campañas previstas.
¿Cómo prepararse para el aumento de las ventas tras una campaña con influencers?
Hay que asegurar las existencias, comprobar el rendimiento de la tienda y del almacén, preparar los materiales de embalaje, informar a los socios logísticos y establecer un plan para varios niveles de venta.
¿Una mayor variedad de productos ayuda a aumentar las ventas?
No siempre. Una cartera demasiado amplia aumenta los costes y dificulta la previsión. En primer lugar, conviene garantizar la disponibilidad constante de los productos que generan la mayor parte de las ventas.
¿Cuál es el mayor error a la hora de ampliar las ventas de suplementos?
El mayor error es aumentar el gasto en marketing sin comprobar previamente las existencias, los plazos de la próxima producción y la eficiencia en la gestión de los pedidos.
